KONSULTAN TOKO BANGUNAN
TERBAIK, +62 0813-9864-6177, Perlunya Komputerisasi Toko Bangunan
Kasir Toko, Akuntansi Toko Bangunan, Administrasi Toko, Kartu Barang, Kartu Persediaan, Pembukuan Toko Bangunan, Konsultan Sidoarjo, Konsultan Surabaya, Konsultan Jogja, Konsultan Jawa Timur, Konsultan Jawa Tengah.
Perlunya Komputerisasi Toko Bangunan - Kebanyakan toko bangunan atau toko material di Indonesia (skala mikro dan kecil) masih menggunakan pencatatan administrasi dan keuangan secara sederhana (dan manual).
Sebagian pengusaha di bidang ini sering kali hanya membuat laporan kas masuk dan kas keluar secara umum. Untuk beberapa pengusaha mikro, memang yang paling utama yang harus ditangani dalam kesehariannya adalah masalah marketing (penjualan), artinya bagaimana caranya toko kita bisa terus melakukan dan meningkatkan penjualan setiap harinya.
Lain ceritanya dengan pengusaha skala kecil, biasanya masalah marketing sudah mulai tearatasi, sudah terjadi siklus penjualan yang bisa di harapkan kesinambungannya (Continuitas nya) sehingga kendala berikutnya adalah sulitnya melakukan kontrol barang dan piutang kepada para pelanggan, serta sulitnya mencari orang kepercayaan yang bisa ditunjuk sebagai pemegang kas (kasir).
Dari ketiga kendala ini saja sebenarnya sudah cukup merepotkan dalam mengatur Cash Flow (Arus Kas) , tapi biasanya dengan insting pengusaha yang mereka alami selama bertahun – tahun, para pengusaha tersebut tetap bisa mengatur sendiri cash flownya, meskipun tanpa mengetahui berapa keuntungan (laba) bersih yang diperoleh dan dengan tetap menerapkan metode “mengencangkan ikat pinggang”. Maka cash flow akan tetap bisa aman.
span
style=”font-size:small;”>Tetapi pastinya cita-cita para pengusaha ingin
usahanya tidak hanya berhenti sampai disini, pastinya mereka ingin
mengembangkan usaha lebih maju lagi dengan memiliki banyak cabang sehingga akan
lebih memperpanjang “titik aman” dalam usaha yang sedang dijalankan.
Oleh karena itu untuk mencapai hal
itu, mereka berusaha untuk memecahkan masalah – masalah yang terjadi diatas.
Berikut adalah gambaran dari
beberapa masalah yang terjadi saat usaha toko bangunan atau toko material sudah
mencapai tingkat usaha kecil. (dalam arti masalah penjualan sudah bisa di
atasi)
Masalah kontrol barang
Masalah kontrol barang ini merupakan
masalah yang paling umum dan paling bisa membuat kerugian (atau memperkecil
keuntungan) , karena rata-rata para pengusaha masih menggunakan metode physical
(lihat artikel physical vs perpectual) , berikut beberapa masalah yang
berhubungan dengan kontrol barang, mungkin Anda juga pernah mengalaminya pada
usaha Anda.
1.
salah
taruh
biasanya masalah ini terjadi saat ada seorang pelanggan yang
akan membeli sesuatu , akan tetapi barang tersebut di lihat (ditempatnya) tidak
ada, akan tetapi selang beberapa saat kemudian, barang tersebut di ketemukan di
tempat (rak) lain. Tentu saja hal ini akan merugikan bagi kita selaku
pengusaha, barang yang seharusnya sudah laku akan tetapi jadi belum laku karena
kesalahan kita sendiri.
Hal ini sebenarnya bisa di hindari dengan menerapkan
pencatatan kartu stock barang (keluar masuk) yang di gantung pada rak tempat
barang tersebut di letakkan, sehingga kita bisa tahu berapa jumlah terakhir
yang tertera di dalam kartu, artinya jika barang di rak tidak sesuai dengan
jumlah yang ada di kartu barang, maka kita akan berusaha mencarikan barang
tersebut untuk pelanggan. akan tetapi dalam prakteknya penulisan kartu barang
yang tertib dan rapi secara manual amat sulit untuk di laksanakan. Untuk itulah
alasan pertama harus melakukan komputerisasi di dalam usaha toko bangunan
adalah untuk mengetahui jumlah barang secara real time (saat itu juga). Artinya
jika ada pelanggan yang melakukan pemesanan via telephone, kita akan mengetahui
dengan persis berapa jumlah barang yang kita punya yang di pesan oleh pelanggan
kita tersebut.
2.
Barang hilang (Seharusya ada berapa? sekarang tinggal berapa?)
Masalah berikutnya adalah kontrol barang yang berhubungan
dengan kehilangan barang. Banyak hal sebagai penyebab hilangnya barang, mulai
dari kesalahan hitung jumlah barang saat terjadi penjualan, (misal harusnya
jual 2 buah akan tetapi diberikan 3 buah) sampai dengan kehilangan yang di
sebabkan oleh kesengajaan para karyawan.
Jika variasi jenis barang yang ada hanya seratus atau dua
ratus jenis, maka kemungkinan tidak akan ada masalah, akan tetapi kalau jumlah
variasi jenis barang sudah mencapai angka lima ratus bahkan ribuan, maka tidak
mungkin kita bisa mengontrol satu persatu jumlah barang dengan system manual.
Ujung-ujungnya adalah kita menaruh kepercayaan yang tinggi pada karyawan kita
agar tidak melakukan kecurangan, karena hanya itulah yang bisa dilakukan. Tapi
dengan adanya system komputerisasi (seperti tampak pada gambar 1 diatas)
seharusnya masalah ini dapat di hindari.
3. Retur barang
a.
Apa benar
barang yang di retur dari kita?
Jika kita mempunyai pelanggan yang sudah lama berbisnis
dengan kita, maka masalah retur barang adalah suatu hal yang biasa terjadi,
masalah timbul jika pelanggan kita tidak begitu jujur dalam bisnis.
Biasanya pelanggan kita bukan hanya pelanggan kita sendiri,
akan tetapi dia juga pelanggan dari toko lain (yang kemungkinan adalah pesaing
kita), masalah timbul dari sini, pelanggan tersebut kadang menyertakan barang
lain yang bukan beli dari toko kita kedalam daftar retur barangnya, sehingga jumlah
piutangnya akan berkurang lebih banyak, atau uang yang harus kita kembalikan
jadi lebih besar.
Untuk mengatasi hal itu di dalam system komputerisasi
terdapat dua filter untuk mengatasi hal tersebut, pertama adalah dari daftar penjualan
yang sudah terarsip dan yang kedua adalah informasi dari kartu barang,
untuk melacak apakah barang itu dari kita atau bukan.
Masalah piutang
1.
Berapa
besarnya piutang pelanggan Anda sebenarnya ?
saat jumlah pelanggan Anda (yang mempunyai piutang) sudah
mencapai angka puluhan, maka masalah penghitungan total piutang untuk
masing-masing pelanggan Anda tersebut akan menjadi semakin sulit, ini
dikarenakan piutang tersebut nilainya terus naik turun dengan cepat, sebelum
piutang yang pertama lunas, maka akan terdapat piutang berikutnya untuk
penjualan yang lain, belum lagi satu atau dua dari beberapa tagihan piutang
tersebut dibayar hanya setengahnya saja. lebih rumit lagi jika retur pelanggan
mengurangi jumlah piutang pelanggan tersebut . Menangani satu pelanggan saja
mestinya sudah cukup rumit, apalagi menangani puluhan pelanggan yang berbeda.
Masalah ini akan cukup merepotkan jika di kerjakan dengan
cara manual, komputerisasi adalah solusi yang bisa di gunakan untuk mengatasi
masalah ini. Dengan komputerisasi maka Anda bisa me” manage “ piutang Anda
dengan baik. Dengan catatan Anda juga harus tertib dalam melakukan “entry“ pada
data penjualan dan pembayaran piutang Anda.
2.
Kapan harus menagih?
Kembali ke masalah cash flow (arus kas) yang sudah kita
singgung diatas, salah satu dari sumber kas masuk adalah dari pembayaran
piutang yang dilakukan pelanggan, tapi apa yang terjadi jika manajemen piutang
kita lemah. Kebanyakan pelanggan atau pebisnis mempunyai filosofi “Collect
early pay later” artinya tagihlah dengan cepat dan bayarlah agak lambat. Jadi
jika kita berada di bagian yang harus Collect early ( cepat menagih) akan
tetapi kita tidak melakukannya dengan baik, maka para pelanggan kita
akan pay later atau lambat membayar. Hal ini akan berdapak kurang baik pada
arus kas kita. untuk itu dengan adanya komputerisasi maka hal ini bisa di
hindari, lebih parah lagi jika sampai pelanggan Anda bertanya kepada Anda
“Kenapa saya belum ditagih?”
3.
Pada saat pelanggan hutang lagi, sisa hutang yang lalu masih berapa?
Penting bagi kita untuk mengatur besarnya piutang para
pelanggan kita. kita harus bisa menentukan dengan bijak kisaran hutang yang
bisa di tanggung oleh pelanggan kita yang dapat mereka bayar. Jika hutang yang
mereka punya terlalu besar dan mereka tidak sanggup membayarnya, maka hal itu
akan menjadi bomerang bagi kita.
sulit dan merepotkan bagi kita untuk selalu bisa me ngecheck
jumlah piutang pelanggan langsung saat mereka melakukan pembelian apabila kita
melakukannya dengan cara manual, akan tetapi dengan komputerisasi hal itu akan
menjadi lebih terkendali, karena modul penjualan bisa memberikan informasi
besarnya piutang pelanggan tersebut saat itu juga, yaitu saat pelanggan
tersebut melakukan pembelian
Masalah kasir.
Masalah ini sebenarnya tidak terlalu
besar, karena biasanya para pengusaha tidak begitu mempersoalkan masalah ini,
atau biasanya masalah kasir (keuangan) di pegang sendiri oleh pemilik atau
suami/istri pengusaha itu sendiri.
Akan tetapi lain ceritanya jika
usaha toko bangunan ini di rencaankan untuk terus berkembang, misalnya
bagaimana membuat cabang baru, atau bagaimana jika terdapat lebih dari satu
kasir. Maka pertanyaan berikutnya yang timbul adalah
Berapa uang yang seharusnya di
laporkan? Dan bagaiama kita mengkontrolnya bahwa laporan ini sudah benar?
Nah berangkat dari pertanyaan ini ,
maka yang Anda butuhkan bukan sekedar komputerisasi system Anda , akan tetapi
juga komputerisasi akuntansi Anda yang sekaligus integrated (terpadu) dengan
komputerisasi toko Anda.
Biasanya program-program akuntansi
yang baik, akan menghasilkan jurnal-jurnal akuntansi dengan otomatis, sehingga
Anda akan mendapat laporan keuangan secara otomatis juga sampai dengan laporan
neraca dan rugi laba.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar